Hur man väljer de bästa mjukvarulösningarna för ISMS, PIMS, BCMS eller IMS

De tio bästa egenskaperna hos ett ISMS

Din ISMS ska fungera för dig, inte tvärtom. Om ditt ISMS inte har dessa egenskaper som en absolut baslinje, kommer du att sluta med ett mindre effektivt ISMS och arbeta mycket hårdare än du behöver. Den här guiden sammanfattar de viktigaste funktionerna som alla ISMS behöver ha för att verkligen kunna hjälpa ditt företag.

Att välja rätt programvara kommer att:

• Accelerera dig till framgång och nå din organisations mål tidigare
• Förbättra ditt ledningssystems synlighet
• Förenkla koordineringen över din organisation och utanför
• minska risken
• Lägre totala ägandekostnader
• Bygg upp förtroendet och förmågan hos infosec-, integritets- eller kontinuitetsintressenter

Det är därför vi har sammanställt den här checklistan för att hjälpa dig att tänka igenom vad du behöver från ditt ledningssystem. Vi rekommenderar att du letar efter en lösning som visar alla tio egenskaperna vi listar.

1. "Allt-på-ett-ställe" fungerar

Folk är upptagna. Att lära sig och växla mellan olika system tar för mycket av deras värdefulla tid. Det ökar också utmaningar, kostnader och komplexitet inom sökning, kunskapshantering, samordning och entreprenad.

Leta efter en allt-i-ett-lösning som är förkonfigurerad med funktioner och funktionalitet för de standarder och föreskrifter du vill uppnå. Ta också hänsyn till flexibiliteten för framtidssäkring.

2. Säkerhet för programvaran för ditt ledningssystem

Du kan ha mycket känslig information i ditt ledningssystem. Så du måste se till att din mjukvarulösning är helt skyddad mot konfidentialitet, integritet och tillgänglighetshot.

Både mjukvaruapplikationen och dess leverantör bör ha autentiseringsuppgifter och erbjuda säkerhetstjänster som:

• UKAS ackrediterad ISO 27001-certifiering över hela applikationen, organisationen och leveranskedjan
• Oberoende penetrationstestcertifikat för applikationen och dess infrastruktur
• GDPR-efterlevnadsförtroende till ICO-nivåer
• Användarbehörighetskontroller och sekretessinställningar
• Tvåfaktorautentisering
• Single Sign on
• Organisationsinställningar för säkerhetsinställningar
• Helförsäkring om det värsta skulle hända

Se till att din mjukvaruleverantör har sina egna oberoende referenser. Det bör inte förlita sig på säkerhetscertifieringar från tredje part (t.ex. datacenter).

3. Alltid tillgänglig

Ditt ledningssystem bör vara säkert tillgängligt för dig och alla andra auktoriserade parter, när och var de vill ha det. De ska också kunna få hjälp och stöd vid behov.

Det låter dig och ditt team:

• Arbeta var och när det behövs för att snabbt nå dina mål
• Bygg förtroende hos kunder och andra intressenter genom att göra det enkelt att demonstrera ditt ledningssystem när du är ute och reser
• Svara i realtid om och när det värsta händer

4. Lätt att använda

Om ditt system är svårt att lära sig kommer färre människor att lära sig och förstå det. Om de går vidare kan du få problem med att ersätta dem eller till och med använda dem. Och ju mer komplex ett ISMS, BCMS, PIMS eller IMS är, desto mindre sannolikt är det att folk följer dem.

Se till att din valda plattform är enkel att lära sig, förstå och använda, på alla nivåer.

5. Strukturerad för framgång

Att implementera ett nytt ledningssystem är en stor utmaning. Att ha en tydlig struktur att följa gör hela processen mycket enklare. Det hjälper dig att entusiasmera användare genom att visa tydliga framsteg. Självklart ska du kunna anpassa och lägga till det över tid, för att framtidssäkra ditt ledningssystem och undvika omarbetning.

Se till att din lösning visar dig hur du agerar effektivt och gör tydliga, disciplinerade framsteg, samtidigt som du kan utvecklas med en föränderlig värld och din egen organisation.

6. Anslöt sig

De personer som lägger till data i ditt ledningssystem kanske inte är samma som drar nytta av eller granskar det. Så vi rekommenderar att du väljer en lösning som gör det enkelt att se hur allt hänger ihop när ditt ISMS, PIMS, BCMS eller IMS är igång.

Leta efter tydliga länkar och enkel navigering av arbetet. Det hjälper dig att ge dina intressenter förtroende för att ditt ledningssystem passar ihop och fungerar i praktiken.

7. Genomskinligt

Förtroende är standard "lågt". Dina intressenter vill ha bevis på utfört arbete och synlighet av förändringar över tid. Du måste visa ditt arbete när ditt ledningssystem utvecklas i takt med förändringar i din organisation och dess affärsmiljö.

8. Samarbete

Vi arbetar sällan ensamma internt. Det finns ett ökande behov av extern samverkan också. Utan samarbetsfunktioner inbäddade i ditt ledningssystem kan kostnaderna för samordning och delning bli höga. Det kan också leda till riskfyllda luckor eller slösaktigt dubbelarbete.

Leta efter en ISMS-, PIMS-, BCMS- eller IMS-plattform som stöder fullt samarbete, vilket gör det enkelt för interna och externa individer och team att arbeta tillsammans.

9. Insiktsfull och handlingskraftig

Du ska känna att du har full kontroll över ditt ledningssystem. Du måste bevisa det för dina intressenter också. Så leta efter en lösning som gör det enkelt att ställa in påminnelser och skapa rapporter. Det kommer också att hjälpa dig och ditt team att fatta bättre beslut i rätt tid.

Se till att din lösning innehåller dynamiska rapporter och automatiska påminnelser som gör det tunga arbetet för dig.

10. prisvärd

Avkastningen av ett välskött ISMS kan vara hög. Men kostnaderna för människor och teknik som är involverade måste vara vettiga jämfört med riskvärdet. Se till att de lösningar du tittar på är både ekonomiskt och säkerhetsmässigt meningsfullt för din organisation.

Leta efter en ledningssystemlösning som är kostnadseffektiv att implementera, driva och förbättra.